Google Docs 是一個雲端的企業協作工具，就像是 Windows 裏的 Office 一樣，讓你可以在線上處理文件、建立試算表、製作投影片、和簡單的畫圖。
不過在在進入工具之前，先講解一下工具在企業、或團隊成員協作間扮演的角色。隨著時代進步，現代人的工作方式越來越多樣化，包含遠端、跨時區工作、外包 ... 越來越多像這樣子非正式的協同工作方式。而這種工作形式若還是依照我們以往在公司工作所使用的工具和溝通方式，必定會造成效率低落，甚至完全零產值。
由於工作型態的轉變，我們需要新的工具來應付新的需求，因此現在網路上越來越多工具提供線上協同工作服務，而 Google Docs 只是其中之一，另外像是稍後幾個章節會提到的 PMS、IM 都是為了支持工作方式改變所衍生出來的產品，而這些產品的最終目的就是，提供一個即時快速、可管理、並讓多人協同工作能夠應付各種不同狀況的解決方案。
Google Docs：http://www.google.com/docs/about/
以往我們在本機製作一份文件，若同時寄給 N 個人，這 N 個人可能都會同時在自己的電腦裡修改這份文件，如果大家處在同一個辦公室可能還能即時透過口頭告知，問題不會太嚴重，但如果你的同事跟你有不同的工作時間、甚至不同時區，同時大家手上都有一份文件的問題是，每個人修改後的文件無法整合。因此我們需要一個像是 Google Docs 的服務，在這裡面的每一份文件都能透過 分享 的方式讓大家編輯 同一份文件，而且所有編輯和儲存都會留下差異紀錄，你可以清楚看到。
Google Docs 就像一個線上版的 Office，你可以將文件設定成：公開、半公開、或是分享給某個 Gmail 帳戶、群組使用，另外還能夠設定每一個帳戶、群組的讀寫權限。例如：如果我在 Google Docs 上寫了一份報價單要寄給客戶，但客戶並沒有 Gmail 帳戶，或是你與客戶的溝通都是透過 Line 或 Whats App，並不知道對方的 Gmail 帳戶，你就可以將您寫好的報價單分享成為 半公開 並設定能僅能瀏覽不能修改。這個方式會取得一組代表這份文件的長網址，只有擁有該組網址的人才能瀏覽這個文件，並且該文件不會被收錄至搜尋引擎 (e.g. yahoo, google, bind) 的索引中。
如果說 Google Docs 是線上版 Office，那 Google Drive 就是你的線上硬碟，目前提供每個帳戶免費 15GB 的儲存空間，而在使用 Google Docs 前您不需要特別開啟 Google Drive 帳號，所有您在 Google Docs 產生的文件、或是其他人分享給你的文件都將會儲存在這個地方。
Google Drive：https://www.google.com/intl/zh-TW/drive/
Google App 是一個付費整合式的服務，整合了幾項 Google 的服務，包含 Google Docs、Google Drive、Hangout、Calender，除此之外最主要的是 Email Hosting 服務、群組、機構管理的功能。
網址：https://www.google.com/intx/zh-TW/work/apps/business/
如果你想要以你的公司、或組織網址的 Email 網址，例如：[email protected]，您必須選擇一家 Email 代管廠商管理您的專屬信件服務。而通常我們都已經習慣了 Gmail 的介面，最好的方式就是直接使買 Google App 服務來代管您的郵件，而使用方式則可以沿用 Gmail 的信件管理方式。
當你有了組織、有職務分工，自然就會區分群組，而 Google App 的每個群組都是一個 Email 別名，提供了群組內、或群組外的人交換訊息、和檔案權限管理的用途。
例如：公司有兩個程式設計師、一位視覺設計師、兩位創辦人。
情境一：假設 Google Drive 有個的 開發文件的資料夾 將要分享給所有程式設計師
那我就可以開一個 rd 群組 [email protected] 並將屬於這個群組的 Email 帳號指定到這個群組內。之後我在 Google Drive / Google Docs 上可以直接以指定群組的方式一次授權給多個人、或一整個組織。
情境二：假設某項工作 (e.g. 人資, 客服) 在組織內部常常換人處理
這時候我們可以開一個 HR 公開群組 [email protected] 並將負責的人指定進入這個群組內，而所有寄到 [email protected] 的信件將會進入所有在這個群組的地人的信件夾中。當處理的人變換了，可以直接變更群組成員即可，不需要告訴客戶、或告訴外部的人，信箱地址變更了。
而群組有分為是否在網際網路上公開，所謂公開群組的意思是指，是否公開給除了您目前組織以外的人寄送信件，如果您的群組只是要讓內部傳送信件不需公布在網路上，例如：寄送內部公告的群組 [email protected] 則不需要再網路上公開。
其實會使用 Google app 幾乎都是為了組織協作、管理目的，組織內有很多文件、權限、流程，而透過 Google App 帳號 + 群組功能可以迅速的處理權限變更、人員離職、職務替換等等工作。