Redmine

Redmine 是一個採用 ruby on rails 實作的 issue tracking system，它是開放原始碼的專案，所以可以自行下載安裝在伺服器上，不過本書主要以工具使用、介紹為主，不打算說明如何安裝。

但有許多廠商提供 Redmine hosting 服務，這裏介紹的一間公司是 plan.io，這間公司 fork 了 redmine 的程式碼實作了自己的版本、並為 redmine 增加了更多功能。該公司提供了按月付費使用，和免費的限制版：

註冊網址：https://accounts.plan.io/signup/Bronze?locale=en

免費版限制：1 project, 2 users, 10 customers, 500mb storage

# 新增團隊成員

雖然我們使用免費版只支援 1 個 project，但如果你是付費、或自行架設 redmine 可以開設多個 project。

註冊完成後，plan.io 預設已經幫你建了一個 project，在專案清單內，點擊該 project 即可進入到 project dashboard：

redmine 支援多專案，他的設計是，你必須先邀請人成為用戶，再到 project 內把該用戶加入成為 Project member，步驟如下：

1. 點擊最上方選單 網站管理
2. 點擊 用戶清單
3. 使用該頁面的 建立新用戶 或 Invite users via email

當該 redmine 有新成員的時候，還不代表該成員是你 project 的成員，所以接下來我們接下來要進入你的 project 的設定頁面將已經在 redmine 的用戶加入。

# Tickets

ticket 指的是一則任務，他屬於 project 底下，通常我們要指派一件事給別人就是發一則 ticket 把細節描述清楚並分派給那個人：

追蹤標籤

這是用來分類 issue 有哪些的功能，如果以軟體業來說就是：

• 功能實作
• Bug
• 研究
• 驗收
• 設計
• 規劃
• ... etc

這些分類也可以在設定自行更改調整成符合自己需求的追蹤標籤

狀態

在講狀態前，要先談到工作流程，以軟體開發為例，在實作一個功能、或修一個 bug，通常實作完成後，會丟給 PM 或某個人去驗收，驗收如果不通過會打回去請負責的人繼續改，當驗收過了後，就該票就會結束。

所以軟體專案來說，通常狀態的選項有：

• 待認領 (軟體專案中有時候會自行等成員認領票的所有、而不是透過PM分派)
• 實作中
• 暫時擱置
• 待驗收
• 驗收中
• 已駁回
• 已結束

這些項目也能夠在設定更改成符合自己需求。

工作流程

在 redmine 中能夠讓你定義自己的工作流程，像是 實作中 的票只能夠變更為 待驗收 或是 暫時擱置。或是只有 PM 能夠將 待驗收 變更為 驗收中 等等的設定。這也是 Issue tracking 比較重視的地方，工作流程定義、和權限/角色管理。

子母票

如果一個任務太大，通常我們會拆分成多個小任務分配給不同人，這時候就需要將一張 顆粒大 的票分派成多張 顆粒小 的票。

例如：

• [1] 實作一個會員功能
  • [2] 實作一個登入功能
    • [4] 設計登入、忘記密碼畫面 (指派給設計師)
    • [5] 實作登入後端程式 (指派給程式設計師)
  • [3] 實作一個註冊功能
    • [6] 設計註冊表單、和帳號啟用信 (指派給設計師)
    • [7] 實作註冊後端程式 (指派給程式設計師

使用方法是先開一張票 實作一個會員功能 ，把大綱的把需求寫出來，然後利用該 ticket 畫面上的新增子任務。

子任務可以支援多層，用這樣的方式可以建立出向上方這樣的結構，這樣一來被分派到子任務的人就可以一層一層往上看，相關的資訊就非常清楚、而且還可以從最接近技術核心的地方往上層需求面去看，避免實作與真正的需求脫節。

時程預估

通常我們開票時，有一個欄位叫預估時間，通常我們會估個時數，盡量一張票在 1-3 小時內完成，如果超過 3 小時的票盡量在拆成多張，因為超過三小時能完成的票通常都有點模糊地帶。

另外公司通常會要求所有人在開始實作票的時候，確實記錄時間並使用票上的編輯功能更新 完成百分比 和 耗用工時，並填寫過程中的細節。這樣的好處是後需有得追蹤，能夠事後檢討績效。

母票無法設定完成百分比、預估時間，母票的百分比、與預估時間是由子票門平均而來

# Custom Ticket Filter

隨時間一久或規模變大，ticket 會越來越多，這時候需要篩選器來幫我們過濾出我們需要的 ticket，而 filter 則是在問題清單上方的篩選條件。

當我是一間軟體公司的程式設計師，我要知道我今天該做些什麼時，我可以篩選：

被指派為：自己

狀態：實作中 / 暫時擱置 / 已駁回

我們設定的搜尋結果在未來可能會常常用到，這時候我們可以把搜尋條件儲存起來叫做 Eddie 的 TODO。

搜尋結果儲存也分為個人、或共用的，專案成員能夠各自設定私人的過濾器，管理員人也可以為大家設定各自的 Andy 的 TODO、管理人員驗收項目 方便各個角色掌握專案狀況。

最後設定好的 Filter 會變成一個快速連結出現在問題清單的右方。

讓多子母票照階層顯示

如果你有使用子母票你可能會發現，在問題清單有時候會照樹狀顯示有時候不會，那是因為排序問題，redmine 只有在剛好上一則與下一則是子母票的狀況才會顯示階層，這時候解決方法是：把第一個排序設定為"父問題"。只要依照父問題做排序上下則的關係就一定是子母票：

選擇欄位

管理的人可能底下同時有很多人在做事，想要精確掌握專案進度：

是否有人已經花了一半時間、但完成度只有 10%

可以將 預估時間、已使用時間、完成百分比 加過濾器的顯示欄位內，這裏的已使用時間是被指派的人在完成到一段落時填寫的，只要專案的人都有 follow 規則填寫完成百分比、和已使用時間，這裏就會很容易追蹤：

# 時程追蹤

關於時程特別拉出來說，是因為 redmine 只要用對方法在這方面的效果出奇的好，而且能夠在團隊內建立一種良好的文化。甚至有些公司以 redmine 取代打卡、或是直接從 redmine 就能看出某某人的績效如何？有沒有偷懶等等。

開票/切票

工具只佔了一部分，切票是一個非常非常大的重點，能夠建立良好團隊文化，建立在大家做事都有成就感，以把解掉的票為榮耀。因此管理者如何開票、切票就是很大的一門學問。曾經有人說過：「開票開得好的專案就是不知不覺就做完了」。

因此這麼深的學問背後其實是有一套理論在支持的，礙於篇幅這裏提供幾個 tip 讓大家參考：

1. 票一定要細到有辦法估計為 1-3 小時，不然就拆成多張、或往下拆
2. 團隊中 senior 的人負責把模糊地帶釐清 (顆粒大的票拆成顆粒小的)，由 junior 去實作顆粒小的票
3. 票的內容要講解的非常清楚 (寫到 junior 的人看得懂做得出來、最好帶些技術的 reference)
4. 真的無法細拆的票通常是待研究事項，可以獨立開一張給 senior 給自己固定時間研究。

其實這些做法最終的目的就是:

1. 把模糊釐清到 junior 的人都可以做，風險就會降低、產能容易複製

2. 每張票明確到估得出時間，專案就一定 on time delivery`

回報細節

在 ticket 的部分提到的回報時間，通常要求參與者把過程遇到的困難、最後選擇的做法、思考過程寫下來的好處是：「你的問題卡了三個小時，也許對別人來說十分鐘就解決了，把過程寫下來，有助於團隊互相學習」此外也能讓管理者了解怎麼幫助團隊成員。

實務上的困難

不過在實務上要做到以上兩點絕非容易的事情，通常一人專案的開發者容易採取邊做邊想的方式來做專案，這跟上述的思考方式、和習慣完全背道而馳，也無法估計時間，因此如果要組織一個團隊做事、享受團隊所帶來效率，勢必要改變習慣，而過程其實是需要練習摸索的。

另外在回報細節方面，也是需要管理者好好在團隊中宣導，再三提醒團隊成員記得回報細節、時間並養成團隊成員的習慣。